Phần mềm giúp công việc trở nên dễ dàng hơn. Nó được tạo ra để tăng tốc độ làm việc nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. Nhưng phần mềm không thể giải quyết mọi vấn đề. Nhiều doanh nghiệp vẫn nhập dữ liệu thủ công, cố gắng điều chỉnh công cụ theo cách họ làm việc.
Tự động hóa quy trình làm việc ( workflow automation) thay đổi điều đó. Nó giúp bạn loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại bằng cách thiết lập quy trình chạy tự động. Thay vì thích nghi với phần mềm đóng gói sẵn, các nhà quản trị có thể tạo ra quy trình phù hợp với doanh nghiệp mình. Điều quan trọng nhất? Mọi thứ vận hành trơn tru mà không cần can thiệp thủ công.
Nội dung bài viết
- Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
- Tại sao nên đầu tư vào tự động hóa?
- Những ai được hưởng lợi?
- Các ý tưởng tự động hóa phổ biến
- Cách triển khai với Workbase
1. Tự động hóa quy trình làm việc là gì?
Tự động hóa quy trình làm việc giúp loại bỏ các tác vụ lặp lại bằng cách thiết lập quy trình tự động. Nó không chỉ đơn giản là tự động hóa một nhiệm vụ riêng lẻ, như lưu email vào danh sách công việc. Thay vào đó, nó giúp bạn kết nối nhiều bước trong một hệ thống liền mạch.
Trước khi đi sâu hơn, hãy làm rõ hai khái niệm:
Tự động hóa là gì?
Tự động hóa là thiết lập một hệ thống thực hiện nhiệm vụ theo lệnh. Mọi quy trình tự động hóa đều dựa trên nguyên tắc cơ bản:
📌 KHI xảy ra sự kiện A → THỰC HIỆN hành động B.
Ngay cả những quy trình phức tạp nhất cũng tuân theo nguyên tắc này.
Quy trình làm việc là gì ( Workflow)?
Quy trình làm việc là tập hợp các bước lặp lại trong một hoặc nhiều ứng dụng để hoàn thành một công việc.
📌 Quy trình (Process) là “cái gì” cần làm.
📌 Quy trình làm việc (Workflow) là “cách” để thực hiện nó.
Đọc thêm: Quy trình ( Process) và Quy trình làm việc ( workflow)
Ví dụ: Doanh nghiệp bạn có quy trình lập hóa đơn sau khi ký hợp đồng:
1️⃣ Tạo hóa đơn
2️⃣ Gửi hóa đơn cho khách hàng
3️⃣ Nhận chữ ký và thanh toán trước khi bắt đầu công việc
Tự động hóa giúp quy trình làm việc trở nên đơn giản hơn
Thay vì làm thủ công từng bước, bạn có thể tự động hóa quy trình lập hóa đơn như sau:
✔️ Tạo hóa đơn trực tiếp trên nền tảng quản trị công việc (Workbase).
✔️ Gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc hệ thống quản lý.
✔️ Nhắc nhở thanh toán tự động khi đến hạn.
So sánh quy trình truyền thống và tự động hóa
| Quy trình thủ công | Quy trình tự động trên Workbase |
| Ký hợp đồng thành công | Hệ thống tự động cập nhật giao dịch thành “chốt deal” |
| Tạo hóa đơn | Hóa đơn tự động tạo trong Workbase |
| Gửi hóa đơn cho khách hàng | Hóa đơn được gửi qua email chỉ với một thao tác |
| Theo dõi thanh toán | Hệ thống tự động nhắc nhở khi đến hạn |
💡 Lợi ích? Công việc diễn ra nhanh hơn, chính xác hơn, không cần theo dõi thủ công. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tập trung vào những việc quan trọng hơn! 🚀
Ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc
Tự động hóa giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru. Bạn có thể quản lý hóa đơn, thu thập khách hàng tiềm năng, gửi email marketing và hơn thế nữa.
Những quy trình có thể tự động hóa:
✅ Theo dõi đề cập thương hiệu trên mạng xã hội và website trong một bảng tổng hợp.
✅ Gửi email tự động mời khách hàng tiềm năng đặt lịch tư vấn.
✅ Xóa các email bị trả lại để tối ưu danh sách tiếp thị.
✅ Tạo báo cáo hàng tuần về các nhiệm vụ đã hoàn thành.
✅ Mời khách hàng để lại đánh giá sau khi mua hàng.
✅ Thu thập chữ ký hóa đơn sau khi chốt hợp đồng.
Những quy trình này thường phức tạp, liên quan đến nhiều bước và bộ phận. Khi tự động hóa, chúng giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.
2. Tại sao nên tự động hóa quy trình làm việc?
Xây dựng một quy trình đã tốn nhiều công sức. Tự động hóa có thể khiến doanh nghiệp lo lắng vì mất kiểm soát. Nhưng lợi ích của nó rất rõ ràng:
📌 Tiết kiệm thời gian – 66% nhân viên tại doanh nghiệp nhỏ và vừa nói rằng tự động hóa giúp họ tập trung vào công việc sáng tạo hơn.
📌 Giảm lỗi dữ liệu – 38% người dùng Workbase tự động hóa nhập liệu. 34% nhân viên khẳng định điều này giúp họ hạn chế sai sót.
📌 Giúp doanh nghiệp phát triển – 88% chủ doanh nghiệp nhỏ cho biết tự động hóa giúp họ cạnh tranh với các công ty lớn. Nó giúp họ làm việc nhanh hơn, chốt khách hàng tốt hơn, giảm bớt công việc thủ công và nâng cao dịch vụ.
📖 Đọc thêm: Có nên đầu tư vào tự động hóa quy trình làm việc ( workflow automation)
3. Tự động hóa giúp gì cho các bộ phận trọng doanh nghiệp
Bất kể ngành nghề, nếu bạn dùng phần mềm để làm việc, tự động hóa sẽ giúp bạn làm tốt hơn.
| Vai trò | Công việc có thể tự động hóa |
| Marketing | Thu thập khách hàng tiềm năng, quản lý quảng cáo, báo cáo hiệu suất, phân loại tệp khách hàng, theo dõi chuyển đổi offline. |
| Quản lý mạng xã hội | Theo dõi đề cập thương hiệu, chia sẻ nội dung, lưu trữ bài đăng, tổng hợp nội dung. |
| Bán hàng | Theo dõi khách hàng tiềm năng, lên lịch demo/tư vấn, quản lý pipeline, cập nhật danh bạ. |
| Kế toán | Quản lý hóa đơn, onboarding khách hàng, báo cáo chi phí, cập nhật thanh toán, thu thập chữ ký. |
| Thương mại điện tử | Xử lý đơn hàng, theo dõi doanh số, thêm khách hàng vào danh sách email, thông báo giao dịch thất bại, mời khách hàng đánh giá. |
| Quản lý dự án | Tạo báo cáo, giao nhiệm vụ, nhắc nhở deadline, theo dõi thời gian làm việc. |
Bạn muốn tận dụng tối đa công cụ làm việc của mình? Hãy đọc hướng dẫn chi tiết của chúng tôi để khám phá cách tự động hóa giúp doanh nghiệp phát triển! 🚀
Ý tưởng tự động hóa quy trình làm việc
Vận hành Marketing
Nhóm vận hành marketing chịu trách nhiệm phía sau mỗi chiến dịch. Họ quản lý khách hàng tiềm năng, theo dõi dữ liệu và tối ưu quy trình. Với khối lượng công việc lớn, tự động hóa trở thành trợ thủ đắc lực.
Tự động hóa giúp phát hiện lỗi dữ liệu trước khi chúng gây ảnh hưởng. Nhờ đó, đội ngũ marketing có thể tập trung vào nhiệm vụ quan trọng—giải quyết vấn đề.
Cách tự động hóa giúp đội ngũ vận hành marketing:
✅ Quản lý khách hàng tiềm năng: Thu thập, phân loại và chuyển hướng khách hàng về đúng bộ phận. Tự động hóa đảm bảo dữ liệu sạch và sẵn sàng sử dụng.
✅ Phân loại khách hàng: Giúp gửi đúng thông điệp đến đúng đối tượng. Tự động hóa giúp phân loại khách hàng ngay từ khi họ đăng ký.
✅ Làm sạch dữ liệu: Dữ liệu sai sót gây rắc rối về sau. Tự động hóa giúp phát hiện lỗi sớm và xử lý mà không cần thao tác thủ công.
📖 Đọc thêm: Cách tự động hóa giúp tối ưu chiến lược marketing, từ thu thập khách hàng tiềm năng đến chiến dịch mạng xã hội! 🚀
Sale
Bán hàng là công việc nhiều áp lực. Khi có khách hàng tiềm năng, đội ngũ bán hàng phải nhanh chóng chuyển đổi họ thành khách hàng thực sự. Họ vừa phải giao tiếp, vừa quản lý CRM – một công cụ phức tạp.
Tự động hóa giúp giảm bớt các công việc lặp lại. Nhờ đó, nhân viên bán hàng có thể tập trung vào điều quan trọng nhất: giao tiếp với khách hàng.
Cách tự động hóa hỗ trợ đội ngũ bán hàng:
✅ Theo dõi khách hàng tiềm năng: Tương tác đầu tiên rất quan trọng. Khi có quá nhiều khách hàng, dễ bị bỏ sót. Tự động hóa sẽ giúp bạn gửi nhắc nhở hoặc phản hồi tự động.
✅ Lên lịch hẹn nhanh chóng: Đàm phán thời gian gặp khách mất nhiều thời gian. Nhờ phần mềm đặt lịch và tự động hóa, bạn chỉ cần tập trung vào nội dung cuộc họp.
✅ Cập nhật quy trình bán hàng: CRM cần lưu trữ chính xác mọi giao dịch. Tự động hóa sẽ cập nhật trạng thái giao dịch ngay khi có thay đổi, giúp bạn theo dõi dễ dàng.
✅ Quản lý thông tin khách hàng: Chuyển giao khách hàng giữa các nhóm cần thông tin đầy đủ. Tự động hóa giúp thu thập và lưu trữ chi tiết mà không làm gián đoạn công việc.
Muốn tối ưu quy trình bán hàng? Khám phá ngay Workbase để chốt đơn nhanh hơn! 🚀
Kế toán
Không có kế toán, doanh nghiệp không thể vận hành. Khi công ty mở rộng, việc kiểm soát dòng tiền càng quan trọng. Tự động hóa giúp kế toán theo dõi tài chính và giảm lỗi dữ liệu.
Cách kế toán có thể tận dụng tự động hóa:
✅ Xuất hóa đơn: Hóa đơn luôn cần được xử lý. Tự động hóa giúp hoàn thành công việc nhanh chóng.
✅ Tiếp nhận khách hàng suôn sẻ: Chuyển giao từ thanh toán sang tiếp nhận khách có thể lộn xộn. Tự động hóa đảm bảo mọi thông tin quan trọng được thu thập đầy đủ.
✅ Lập báo cáo chi phí nhanh chóng: Nhập dữ liệu thủ công là một cơn ác mộng. Tự động hóa giúp bạn xử lý nhanh chóng mà không cần thao tác tay.
✅ Cập nhật thanh toán trong CRM: Kế toán phải đảm bảo thông tin tài chính chính xác trên nhiều nền tảng. Tự động hóa giúp cập nhật dữ liệu liên tục mà không cần kiểm tra thủ công.
✅ Thu thập chữ ký dễ dàng:Lấy được chữ ký đúng hạn khó như việc nhận thanh toán đúng thời gian. Tự động hóa giúp loại bỏ những rắc rối trong quá trình thu thập chữ ký.
Muốn kế toán chính xác và nhanh hơn? Khám phá ngay Workbase! 🚀
Quản lý dự án ( Project Management)
Quản lý dự án giữ cho mọi kế hoạch đi đúng hướng. Họ quản lý con người, nhiệm vụ, tiến độ và ngân sách. Nếu mất kiểm soát, dự án có thể thất bại.
Tự động hóa giúp họ giao việc nhanh hơn, theo dõi tiến độ tốt hơn và tập trung vào thực thi.
Cách tự động hóa giúp quản lý dự án:
✅ Tạo báo cáo nhanh chóng. Quản lý dự án cần báo cáo tiến độ thường xuyên. Công cụ quản lý dự án đã có sẵn dữ liệu, tự động hóa sẽ tổng hợp và gửi báo cáo đến các bên liên quan.
✅ Giao nhiệm vụ hiệu quả. Dự án thành công nhờ làm việc nhóm. Công việc đến từ nhiều nguồn, khiến quản lý dễ bị quá tải. Tự động hóa giúp họ bớt thời gian phân công, tập trung vào điều quan trọng hơn.
✅ Nhắc nhở hạn chót tự động. Quản lý dự án không chỉ kiểm soát quy trình mà còn phải thúc đẩy mọi người. Thay vì liên tục nhắc nhở, họ có thể tự động hóa việc này để đảm bảo không ai quên deadline.
✅ Theo dõi thời gian chính xác. Dự án thành công khi hoàn thành đúng hạn. Dựa vào ước lượng dễ gây sai lệch. Tự động hóa giúp ghi lại thời gian làm việc chính xác, giảm lỗi do con người.Muốn dự án chạy mượt mà? Dùng Workbase ngay! 🚀