Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp luôn cần một phương pháp bài bản để thiết lập và theo dõi mục tiêu. Một trong những mô hình phổ biến nhất chính là OKRs (Objectives and Key Results). Đây là phương pháp thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả, được nhiều tập đoàn lớn như Google, Intel áp dụng thành công.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá:
- OKRs là gì? Objective là gì? Key Results là gì?
- Ví dụ về OKRs
- Sự khác nhau giữa OKR và KPI
- 6 Loại OKRs
- Lợi ích của OKR với doanh nghiệp?
- Template OKRs mẫu áp dụng vào doanh nghiệp
- Cách tránh khỏi những sai lầm thường gặp về OKR
- Cách Workbase tối ưu hóa quy trình làm việc với OKR
- Các tài liệu và khóa học về OKRs để nâng cao trình độ
1. OKRs là gì?
OKRs (Objectives and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được thiết kế để giúp các tổ chức, đội nhóm, hoặc cá nhân xác định và theo dõi các mục tiêu quan trọng. OKRs kết hợp hai yếu tố chính: Objective (Mục tiêu), đó là điều bạn muốn đạt được, và Key Results (Kết quả then chốt), là cách bạn đo lường việc đạt được mục tiêu đó. OKRs là công cụ quản trị chiến lược hiệu quả, từng bước chuyển đổi tầm nhìn,sứ mệnh thành những thước đo cụ thể.
OKRs thúc đẩy sự minh bạch, tập trung và liên kết trong tổ chức, giúp mọi người hướng đến những mục tiêu chung một cách rõ ràng và có thể đo lường được.
Objectives (Mục tiêu ) là gì?
Objective (Mục tiêu) là tuyên bố rõ ràng, đầy cảm hứng về điều doanh nghiệp muốn đạt được. Theo các chuyên gia, mục tiêu nên được thiết kế để truyền cảm hứng và khuyến khích hành động tích cực trong tổ chức.
Đặc điểm của Objective:
- Rõ ràng và ngắn gọn.
- Hướng đến hành động.
- Truyền cảm hứng và mang tính thách thức.
- Tập trung vào kết quả, không phải nhiệm vụ cụ thể.
Ví dụ: “Tăng cường hình ảnh thương hiệu trên nền tảng trực tuyến của doanh nghiệp.”
Key Results (Kết quả then chốt) là gì?
Key Results (Kết quả then chốt) là những chỉ số cụ thể, đo lường được để đánh giá xem liệu bạn có đạt được Objective hay không. Key Results không chỉ là thước đo hiệu quả, mà còn là công cụ giúp điều hành tập trung và hiệu quả.
Đặc điểm của Key Results:
- Cụ thể và đo lường được.
- Có thời hạn rõ ràng.
- Liên kết trực tiếp với Objective.
- Tập trung vào kết quả đầu ra thay vì đầu vào.
Ví dụ:
Đạt được 100 bài đánh giá tích cực trên Google.
Tăng lượt truy cập trang web lên 50%.Tăng tỷ lệ chuyển đổi trên trang chủ lên 20%.
Lợi ích của OKRs đối với doanh nghiệp
OKRs mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp, giúp các tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố chính giải thích tại sao OKRs lại quan trọng với doanh nghiệp
1. Tập trung vào mục tiêu quan trọng
OKRs giúp doanh nghiệp xác định và tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất. Khi đã thiết lập OKRs, các tổ chức có thể đối chiếu mọi hoạt động với những mục tiêu đã đặt ra, giúp tránh lãng phí tài nguyên và nỗ lực.
Ví dụ: Ví dụ: Một công ty cung cấp sản phẩm du lịch muốn gia tăng doanh thu từ các gói tour cao cấp trong quý tới. Để đạt được mục tiêu này, họ thiết lập một Objective cụ thể: “Tăng tỷ lệ bán các gói tour cao cấp.” Các Key Results sẽ được xác định rõ ràng để đo lường sự tiến bộ:
- Tăng số lượng khách hàng mua gói tour cao cấp từ 500 lên 1.200.
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tìm kiếm thông tin tour cao cấp thành người mua thực sự từ 10% lên 20%.
- Giảm tỷ lệ hủy tour cao cấp xuống dưới 8%.
Với việc tập trung vào các chỉ tiêu cụ thể này, công ty sẽ có thể tối ưu hóa chiến lược tiếp cận khách hàng, cải thiện trải nghiệm và gia tăng doanh thu từ các gói tour cao cấp, đồng thời tạo ra giá trị cao hơn cho khách hàng và doanh nghiệp.
2. Liên kết giữa các bên
OKRs giúp các phòng ban, đội nhóm, và cá nhân liên kết với nhau trong một mục tiêu chung. Khi mọi người trong tổ chức hiểu về hướng đi của doanh nghiệp, họ sẽ làm việc hợp tác và hiệu quả hơn.
Ví dụ: Một công ty thương mại điện tử có Objective là “Tăng doanh thu trong mùa lễ.” Để đạt được mục tiêu này, các phòng ban trong công ty sẽ liên kết và phối hợp chặt chẽ với nhau thông qua các Key Results cụ thể
Key Results của Marketing tăng lượt truy cập trang web lên 30%, trong khi phòng Sale tập trung vào tăng tỷ lệ chuyển đổi lên 10%.
3. Cam kết
OKRs yêu cầu mỗi người trong tổ chức cam kết với những mục tiêu đã đề ra. Khi mỗi nhân viên được cùng đóng góp vào việc thiết lập OKRs, họ sẽ có cảm giác có trách nhiệm hơn đối với kết quả cuối cùng.
Ví dụ: Trong một dự án nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, nhân viên tự nguyện đặt Key Results như giảm thời gian phản hồi trung bình từ 24 giờ xuống 12 giờ.
4. Theo dõi
Hệ thống OKRs cung cấp một phương pháp rõ ràng để theo dõi và đánh giá tiến trình. Nhờ việc theo dõi thường xuyên, các doanh nghiệp có thể nhanh chóng chỉnh sửa hướng đi khi cần thiết.
Ví dụ: Một công ty đặt Key Results là “Giảm tỷ lệ rời trang (bounce rate) từ 50% xuống còn 30%.” Qua việc theo dõi hàng tuần, họ phát hiện các trang cụ thể cần cải thiện nội dung và điều chỉnh chiến lược ngay lập tức.
5. Mục tiêu thách thức
OKRs khuyến khích doanh nghiệp đặt ra các mục tiêu thách thức nhưng khả thi. Điều này thúc đẩy sự sáng tạo và nỗ lực vượt bậc từ các đội nhóm và cá nhân.
Ví dụ: Một đội nhóm phát triển sản phẩm trong công ty đặt mục tiêu thách thức “Ra mắt 3 tính năng mới trong vòng 2 tháng.” Dù đây là một mục tiêu đầy tham vọng, đội nhóm đã làm việc hết mình và đạt được kết quả tích cực.
Tại sao OKRs lại quan trọng với doanh nghiệp?
OKRs quan trọng bởi vì chúng cung cấp một khung làm việc mạnh mẽ để định hình chiến lược, cải thiện hiệu suất và thúc đẩy sự phát triển. Với OKRs, doanh nghiệp có thể:
- Tăng sự tập trung vào các ưu tiên hàng đầu.
- Đảm bảo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận.
- Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm cá nhân và nhóm.
- Giám sát và điều chỉnh kế hoạch trong thời gian thực.
- Thử thách giới hạn hiện tại để đạt được kết quả đột phá.
Với những lợi ích kể trên, OKRs không chỉ là một công cụ quản lý mà còn là động lực để doanh nghiệp vượt qua các thách thức và đạt được những mục tiêu lớn lao.
Sự khác biệt giữa KPI và OKR là gì?
KPI (Key Performance Indicator) và OKR (Objectives and Key Results) là hai khái niệm quan trọng trong quản lý và vận hành doanh nghiệp, tuy nhiên chúng có sự khác biệt rõ rệt về mục tiêu, phương pháp tiếp cận và cách thức áp dụng.
| Tiêu chí | KPI (Key Performance Indicator) | OKR (Objectives and Key Results) |
| Khái niệm | KPI là các chỉ số dùng để đánh giá và theo dõi hiệu suất trong những lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp. | OKR là một phương pháp giúp xác định mục tiêu chiến lược và các kết quả có thể đo lường, từ đó đạt được mục tiêu đó. |
| Mục tiêu | Tập trung vào việc duy trì và tối ưu hóa hiệu suất hiện tại của doanh nghiệp. | Đặt ra các mục tiêu đầy đủ mạnh và đo lường kết quả để thúc đẩy sự thay đổi lớn. |
| Cấu trúc | KPI chỉ là các chỉ số đơn lẻ như doanh thu, tỷ lệ giữ chân khách hàng, tỷ suất lợi nhuận. | OKR bao gồm một mục tiêu lớn cần đạt được và các kết quả đo lường cụ thể, giúp xác định sự thành công. |
| Tính chất | Theo dõi liên tục và duy trì kết quả đạt được trong một khoảng thời gian dài. | Được thiết lập cho một khoảng thời gian ngắn, thường là mỗi quý hoặc mỗi năm, với mục tiêu đột phá. |
| Mức độ tham vọng | Hướng đến việc duy trì hiệu suất ổn định và cải thiện các yếu tố hoạt động hàng ngày. | Đặt ra mục tiêu táo bạo, có thể yêu cầu thay đổi chiến lược hoặc quy trình làm việc trong tổ chức. |
| Kết quả mong đợi | Kết quả đo lường sẽ giúp duy trì sự ổn định, chẳng hạn như mức doanh thu hàng tháng hoặc tỷ lệ chuyển đổi khách hàng. | Kết quả đo lường cần tạo ra sự thay đổi rõ rệt, ví dụ: tăng trưởng doanh thu 20% trong quý tới hoặc mở rộng vào thị trường mới. |
| Ứng dụng | Thường được áp dụng trong các bộ phận cụ thể (như bán hàng, marketing) để theo dõi và đánh giá hiệu quả. | Áp dụng trên toàn bộ tổ chức, nhằm thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận và hướng tới một mục tiêu chung. |
| Thời gian đánh giá | Kiểm tra định kỳ, có thể là hàng tháng hoặc hàng quý, tùy vào từng lĩnh vực. | Được theo dõi thường xuyên trong một chu kỳ cụ thể, ví dụ: mỗi quý, và được điều chỉnh sau mỗi chu kỳ. |
| Cách tiếp cận | Đo lường và duy trì hiệu suất hiện tại mà không yêu cầu sự thay đổi lớn trong cách thức vận hành. | Tạo ra sự thay đổi và phát triển mạnh mẽ, yêu cầu các kết quả cụ thể để đảm bảo đạt được mục tiêu. |
| Ứng dụng trong doanh nghiệp | Phù hợp với các tổ chức đã có quy trình ổn định và muốn tiếp tục cải thiện hiệu suất hiện tại. | Phù hợp với các tổ chức cần động lực mới, thay đổi phương thức làm việc hoặc muốn đạt được các bước đột phá lớn. |
Ví dụ, nếu KPI là “Tăng trưởng doanh thu bán hàng 20%”,
thì OKR sẽ cụ thể hơn, gồm:
- Mục tiêu (Objective): Tăng trưởng doanh thu bán hàng.
- Kết quả chính (Key Results):
- Thu hút thêm 500 khách hàng mới.
- Tăng giá trị trung bình mỗi giao dịch lên 10%.
- Hoàn tất 50 hợp đồng giá trị trên 1 tỷ đồng.
KPI là các chỉ số định lượng phản ánh hiệu suất hiện tại của doanh nghiệp và thường được sử dụng để theo dõi các chỉ số dài hạn như doanh thu, tỷ lệ giữ chân khách hàng hay độ hài lòng. KPI giúp duy trì sự ổn định và cải thiện hiệu suất trong một phạm vi cụ thể.
Ngược lại, OKR là một phương pháp mạnh mẽ để đạt được các mục tiêu lớn, mang tính chiến lược hơn. OKR không chỉ đơn giản là đo lường kết quả, mà còn là cách để thúc đẩy sự đổi mới và thay đổi trong tổ chức. Các mục tiêu trong OKR thường đột phá và cần được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn, với các kết quả đo lường cụ thể nhằm xác định mức độ thành công.
6 loại OKRs thường gặp
1. OKRs Cam Kết (Committed OKRs)
Đây là loại OKRs tập trung vào các mục tiêu thực tế mà đội nhóm cam kết đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. OKRs cam kết thường gắn liền với các hoạt động quan trọng cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Giảm tỷ lệ rời bỏ khách hàng (churn rate).
- Kết quả then chốt (Key Results):
- Giảm tỷ lệ churn từ 15% xuống 10%.
- Tăng tỷ lệ khách hàng hoạt động lên 20%.
- Ra mắt chương trình khách hàng thân thiết tại 2 khu vực.
2. OKRs Tham Vọng (Aspirational OKRs)
OKRs tham vọng thường gắn với các mục tiêu lớn, mang tính đổi mới hoặc vượt xa khả năng hiện tại của tổ chức. Dù không phải lúc nào cũng đạt 100%, các OKRs này thúc đẩy đội nhóm tư duy sáng tạo và hướng tới tầm nhìn dài hạn.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Trở thành công ty dẫn đầu trong lĩnh vực năng lượng tái tạo.
- Kết quả then chốt:
- Sử dụng 100% nguyên liệu tái tạo trước năm 2026.
- Giảm 70% khí thải carbon trong chuỗi cung ứng.
- Đạt trung hòa carbon vào năm 2030.
3. OKRs Học Hỏi (Learning OKRs)
Đây là loại OKRs dành cho việc khám phá, thử nghiệm và thu thập kiến thức mới. Learning OKRs đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn thử nghiệm chiến lược mới hoặc thâm nhập thị trường chưa được khai phá.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Tìm hiểu thị hiếu khách hàng tại thị trường mới nổi.
- Kết quả then chốt:
- Phỏng vấn 100 khách hàng từ 2 khu vực.
- Thử nghiệm dòng sản phẩm mới dựa trên sở thích địa phương.
- Chạy chiến dịch quảng cáo thử nghiệm để đánh giá tiềm năng doanh thu.
4. OKRs Từ Trên Xuống (Top-down OKRs)
Top-down OKRs được thiết lập bởi lãnh đạo cấp cao, định hướng mục tiêu chung cho toàn tổ chức. Các OKRs này giúp đồng bộ hóa các phòng ban và đảm bảo mọi người làm việc hướng tới mục tiêu chung.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Mở rộng thị phần toàn quốc.
- Kết quả then chốt:
- Thâm nhập 5 thị trường mới trước cuối năm.
- Ra mắt chiến dịch quảng cáo toàn quốc vào quý 3.
- Tăng doanh thu quốc tế lên 15%.
5. OKRs Từ Dưới Lên (Bottom-up OKRs)
Bottom-up OKRs cho phép các nhóm hoặc cá nhân tự đề xuất mục tiêu gắn với chiến lược lớn của công ty. Cách tiếp cận này khuyến khích sự tham gia và sáng tạo từ đội ngũ.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Cải thiện trải nghiệm onboarding cho nhân viên mới.
- Kết quả then chốt:
- Giảm thời gian onboarding từ 20 ngày xuống còn 15 ngày.
- Tăng điểm hài lòng của nhân viên mới lên 90%.
- Xây dựng cổng thông tin onboarding tự phục vụ.
6. OKRs Cá Nhân (Personal OKRs)
OKRs cá nhân được thiết lập nhằm phát triển kỹ năng và nâng cao hiệu suất làm việc của từng cá nhân trong tổ chức, đồng thời đóng góp vào thành công chung.
Ví dụ:
- Mục tiêu: Nâng cao kỹ năng lãnh đạo.
- Kết quả then chốt:
- Hoàn thành 2 khóa học lãnh đạo trước cuối quý.
- Hướng dẫn và cố vấn 3 đồng nghiệp mới.
- Đạt 90% đánh giá tích cực từ nhóm.
Hướng dẫn viết OKRs đúng cách: Chi tiết từng bước
OKRs là công cụ mạnh mẽ nhưng chỉ hiệu quả khi bạn thiết lập chúng đúng cách. Một OKR hoàn chỉnh sẽ bao gồm hai thành phần chính: Mục tiêu (Objective) và Kết quả chính (Key Results). Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xây dựng OKRs rõ ràng, thực tế:
1. Mục tiêu (Objective): Định hướng rõ ràng và có thể thực hiện được trong khả năng.
Mục tiêu là những định hướng lớn mà bạn muốn đạt được. Chúng không cần phải định lượng ngay từ đầu nhưng nên mang tính định hướng chiến lược. Một mục tiêu hiệu quả thường:
- Bắt đầu bằng động từ: Ví dụ như “Tăng cường”, “Cải thiện”, “Giảm thiểu”, “Mở rộng”.
- Rõ ràng và truyền cảm hứng: Đội nhóm của bạn cần thấy rõ lý do tại sao mục tiêu này quan trọng và hấp dẫn.
- Không quá dài: Nên súc tích, dễ hiểu, không nhiều hơn 2-3 câu.
Ví dụ về các mục tiêu hiệu quả:
- Tăng cường nhận diện thương hiệu.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng để đạt điểm hài lòng 4.5/5.
- Mở rộng thị phần tại khu vực miền Bắc.
Lưu ý: Mục tiêu không phải danh sách công việc hay kế hoạch cụ thể. Chúng là kim chỉ nam để hướng dẫn mọi hoạt động và chiến lược.
2. Kết quả chính (Key Results): Cụ thể, đo lường được, và có thời hạn rõ ràng
Kết quả chính là cách bạn chia nhỏ mục tiêu lớn thành những kết quả cụ thể, thực tế và có thể đo lường được. Đây là phần trọng tâm giúp đội nhóm theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc.
Nguyên tắc xây dựng kết quả chính:
- Cụ thể: Không mơ hồ, cần rõ ràng về kết quả mong muốn.
- Đo lường được: Sử dụng số liệu, tỷ lệ phần trăm, hoặc các chỉ số định lượng khác.
- Thời gian rõ ràng: Xác định thời hạn hoàn thành cụ thể (theo tháng, quý).
- Thách thức nhưng khả thi: Đủ khó khăn để tạo động lực nhưng không quá xa vời.
Ví dụ về kết quả chính:
- Nếu mục tiêu là “Tăng doanh thu công ty”, kết quả chính có thể là:
- Tăng doanh số bán hàng 20% trong quý 1.
- Ký thêm 30 hợp đồng giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên.
- Thu hút 10.000 khách hàng mới thông qua chiến dịch quảng cáo online.
- Nếu mục tiêu là “Cải thiện trải nghiệm khách hàng”, kết quả chính có thể là:
- Giảm thời gian phản hồi khách hàng từ 24 giờ xuống còn 8 giờ.
- Nâng điểm hài lòng khách hàng từ 4.0 lên 4.5/5.
- Tăng tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ từ 60% lên 80%.
Lợi ích của OKRs đối với doanh nghiệp
1. Rõ Ràng Hóa Mục Tiêu
OKRs giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu lớn một cách ngắn gọn, dễ hiểu và truyền cảm hứng cho toàn bộ đội ngũ.
- Cụ thể hóa chiến lược: Thay vì mơ hồ với những kế hoạch dài dòng, OKRs buộc doanh nghiệp phải trả lời câu hỏi: “Chúng ta muốn đạt được điều gì và làm thế nào để biết mình đã thành công?”
- Tạo sự đồng bộ: Khi mục tiêu được viết rõ ràng, tất cả các phòng ban và nhân viên đều hiểu được vai trò của mình trong việc đóng góp vào mục tiêu chung.
Ví dụ thực tế:
Thay vì đặt mục tiêu chung chung như “Tăng doanh thu,” OKRs sẽ cụ thể hơn:
- Mục tiêu (Objective): Tăng trưởng doanh thu bán hàng trong quý IV.
- Kết quả chính (Key Results):
- Đạt doanh thu 5 tỷ đồng từ khách hàng mới.
- Tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng cũ lên 80%.
2. Đo Lường Và Theo Dõi Tiến Độ
Một trong những giá trị cốt lõi của OKRs là khả năng đo lường hiệu quả công việc dựa trên các chỉ số cụ thể.
- Minh bạch: Với OKRs, tất cả các kết quả chính đều được xác định bằng số liệu, giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tiến độ.
- Tăng trách nhiệm: Khi tiến độ được đo lường và công khai, nhân viên và đội nhóm sẽ chủ động hơn trong việc thực hiện các nhiệm vụ của mình.
Công cụ hỗ trợ:
Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ cơ bản như Google Sheets, Trello hoặc các nền tảng chuyên nghiệp như Workbase để theo dõi tiến độ OKRs theo thời gian thực.
3. Điều Chỉnh Linh Hoạt
OKRs không phải là cam kết cố định. Sau mỗi quý, doanh nghiệp có thể điều chỉnh các mục tiêu và kết quả chính dựa trên tình hình thực tế.
- Học hỏi từ thất bại: Nếu một OKR không đạt được, điều đó không đồng nghĩa với thất bại. Thay vào đó, doanh nghiệp sẽ có cơ hội phân tích nguyên nhân, học hỏi và điều chỉnh chiến lược.
- Thích nghi với thay đổi: Môi trường kinh doanh thay đổi liên tục, và OKRs cho phép doanh nghiệp thích nghi một cách linh hoạt, thay vì bị mắc kẹt trong những kế hoạch dài hạn cứng nhắc.
Ví dụ thực tế:
Doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng 30% lượng khách hàng truy cập website. Sau 1 tháng, dữ liệu cho thấy chiến lược quảng cáo không đạt hiệu quả. OKRs có thể được điều chỉnh để tập trung vào SEO hoặc hợp tác với các đối tác truyền thông.
4. Tạo Động Lực
OKRs giúp đội ngũ hiểu rõ hơn về mục đích công việc, từ đó tăng cường sự gắn kết và cảm hứng làm việc.
- Tăng tính minh bạch: Nhân viên không chỉ hiểu mục tiêu của mình mà còn thấy được vai trò của họ trong thành công chung của công ty.
- Thành công tập thể: Khi đạt được OKRs, đó không chỉ là thành tích cá nhân mà còn là thành công của cả đội ngũ.
Như Larry Page, nhà đồng sáng lập Google từng chia sẻ:
“OKRs đã giúp chúng tôi đạt được mức tăng trưởng gấp hơn 10 lần. Chúng giữ tôi và cả công ty đi đúng hướng khi cần thiết nhất.”
Làm thế nào để xây dựng OKRs hiệu quả?
Bước 1: Xác định mục tiêu rõ ràng và truyền cảm hứng
Mục tiêu nên có tính định hướng, phản ánh những điều quan trọng nhất đối với doanh nghiệp.
Ví dụ:
- Tăng trưởng doanh thu công ty 20% trong năm 2024.
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng lên mức điểm hài lòng 4.5/5.
Bước 2: Đặt các kết quả chính cụ thể, đo lường được
Chia nhỏ mục tiêu thành 3-5 kết quả chính rõ ràng, cụ thể:
- Thời gian cụ thể: Đạt được trong vòng 1 quý hoặc 1 năm.
- Thử thách: Đủ khó khăn để tạo động lực.
- Đo lường được: Có chỉ số định lượng để đánh giá.
Ví dụ:
- Objective: Nâng cao nhận diện thương hiệu.
- Key Results:
- Đạt 100.000 lượt truy cập website mỗi tháng.
- Tăng số lượng bài viết xuất hiện trên báo chí từ 10 lên 20 bài mỗi quý.
- Tăng tỷ lệ nhận diện thương hiệu trong khảo sát từ 40% lên 60%.
3. Quy trình OKRs hiệu quả
Để viết OKRs đúng cách, hãy tuân theo quy trình chặt chẽ với các câu hỏi gợi ý sau:
- Mục tiêu:
- Điều gì là quan trọng nhất cần đạt được trong 30-90 ngày tới?
- Đâu là mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến tầm nhìn dài hạn?
- Mục tiêu này có đủ tạo động lực để đội nhóm cam kết thực hiện không?
- Kết quả chính:
- Kết quả nào cho thấy mục tiêu đã đạt được?
- Chúng tôi sẽ đo lường điều này như thế nào?
- Những mốc thời gian cụ thể nào cần đạt được để không bị lỡ tiến độ?
Ví dụ thực tế:
Mục tiêu: “Tăng trưởng doanh thu 10% trong quý 1.”
- Kết quả chính:
- Tăng doanh thu từ 10 tỷ lên 11 tỷ.
- Ký được ít nhất 20 hợp đồng giá trị trên 500 triệu đồng.
- Thu hút 5.000 khách hàng tiềm năng mới qua các chiến dịch quảng cáo.
Template OKRs dành cho doanh nghiệp
Ví dụ OKRs cho các doanh nghiệp tại Việt Nam
Mục tiêu công ty 1: Tăng trưởng doanh thu
- Mục tiêu đội ngũ kinh doanh: Tăng doanh thu bán hàng hàng tháng.
- Mục tiêu đội ngũ sản phẩm: Nâng cao tính năng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tăng mức độ gắn kết.
- Mục tiêu đội ngũ dịch vụ khách hàng: Cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng hiện tại.
Mục tiêu công ty 2: Gia tăng thị phần
- Mục tiêu đội ngũ kinh doanh: Tăng giá trị hợp đồng trung bình.
- Mục tiêu đội ngũ marketing: Tăng nhận diện thương hiệu trên thị trường.
- Mục tiêu đội ngũ sản phẩm: Phát triển thêm các tính năng nổi bật so với đối thủ.
Mục tiêu công ty 3: Tối ưu chi phí vận hành
- Mục tiêu đội ngũ hành chính: Giảm chi phí thanh toán chậm với nhà cung cấp.
- Mục tiêu đội ngũ marketing: Tối ưu ngân sách quảng cáo.
- Mục tiêu đội ngũ nhân sự: Tái cấu trúc công ty để tối ưu chi phí nhân sự.
Template OKRs cho từng phòng ban
Phòng Kinh doanh (Sales)
Mục tiêu 1: Tăng doanh thu bán hàng hàng tháng
- Kết quả chính 1: Tăng số lượng hợp đồng ký từ 50 lên 80 trong quý này.
- Kết quả chính 2: Tăng giá trị hợp đồng trung bình từ 50 triệu VNĐ lên 70 triệu VNĐ.
- Kết quả chính 3: Tăng tỷ lệ chốt hợp đồng từ 30% lên 40%.
Mục tiêu 2: Tăng giá trị hợp đồng trung bình
- Kết quả chính 1: Tăng tỷ lệ khách hàng mua gói dịch vụ cao cấp từ 15% lên 25%.
- Kết quả chính 2: Ưu tiên khách hàng tiềm năng có giá trị hợp đồng trên 100 triệu VNĐ.
Mục tiêu 3: Tăng tốc độ chốt hợp đồng
- Kết quả chính 1: Tuyển dụng thêm 3 nhân viên kinh doanh trong tháng này.
- Kết quả chính 2: Tăng tốc độ xử lý yêu cầu báo giá từ 3 ngày xuống 1 ngày.
Phòng Marketing
Mục tiêu 1: Tăng nhận diện thương hiệu
- Kết quả chính 1: Đạt được 15 bài viết đăng trên các báo uy tín trong ngành.
- Kết quả chính 2: Tăng lượt truy cập website hàng tháng từ 10.000 lên 20.000 lượt.
- Kết quả chính 3: Tăng số lượng từ khóa xếp hạng top 1-3 trên Google từ 10 lên 20.
Mục tiêu 2: Tối ưu chi phí quảng cáo
- Kết quả chính 1: Giảm chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng (CPL) từ 200.000 VNĐ xuống 150.000 VNĐ.
- Kết quả chính 2: Ngưng các chiến dịch quảng cáo kém hiệu quả.
Mục tiêu 3: Tăng số lượng khách hàng tiềm năng mới
- Kết quả chính 1: Tăng số lượng khách hàng tiềm năng từ 500 lên 800 mỗi tháng.
- Kết quả chính 2: Mở rộng ngân sách quảng cáo trực tuyến từ 50 triệu VNĐ lên 70 triệu VNĐ.
Phòng Nhân sự (HR)
Mục tiêu 1: Giảm chi phí nhân sự qua tái cấu trúc
- Kết quả chính 1: Giảm tổng chi phí lương 10% trong vòng 3 tháng.
- Kết quả chính 2: Hợp lý hóa các vị trí quản lý, cắt giảm 2 vai trò không cần thiết.
Mục tiêu 2: Nâng cao sự gắn kết của nhân viên
- Kết quả chính 1: Tăng điểm hài lòng của nhân viên từ 3.8 lên 4.2 trên thang 5 điểm trong 6 tháng.
- Kết quả chính 2: Tổ chức 1 sự kiện teambuilding trong quý này.
Mục tiêu 3: Giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên
- Kết quả chính 1: Giảm tỷ lệ nghỉ việc từ 10% xuống 5% trong năm nay.
- Kết quả chính 2: Hoàn thiện chính sách phúc lợi đảm bảo cạnh tranh trên thị trường.
Phòng Dịch vụ Khách hàng (Customer Service)
Mục tiêu 1: Cải thiện tỷ lệ giữ chân khách hàng
- Kết quả chính 1: Giảm thời gian xử lý yêu cầu từ 24 giờ xuống 12 giờ.
- Kết quả chính 2: Tăng tỷ lệ khách hàng gia hạn hợp đồng từ 70% lên 85%.
Mục tiêu 2: Nâng cao sự hài lòng của khách hàng
- Kết quả chính 1: Đạt 2000 phản hồi tích cực qua khảo sát khách hàng.
- Kết quả chính 2: Triển khai chương trình hỗ trợ trực tuyến 24/7.
Nội dung này phù hợp cho các doanh nghiệp Việt Nam và dễ dàng áp dụng vào thực tiễn theo từng mục tiêu cụ thể.
Những sai lầm thường gặp khi thiết lập OKRs
1. Đặt Mục Tiêu Không Thực Tế
Mục tiêu quá tham vọng hoặc không khả thi dễ dẫn đến sự thất vọng, mất động lực và khó đạt được kết quả.
Cách khắc phục:
- Thử thách nhưng hợp lý: Mục tiêu nên đẩy đội ngũ ra khỏi vùng an toàn, nhưng vẫn trong khả năng đạt được với các nguồn lực sẵn có.
- Áp dụng quy tắc SMART: Đảm bảo mục tiêu cụ thể (Specific), đo lường được (Measurable), có thể đạt được (Achievable), liên quan (Relevant), và có thời hạn rõ ràng (Time-bound).
Ví dụ:
- Sai lầm: Tăng doanh số bán hàng gấp 10 lần trong 3 tháng mà không có chiến lược hoặc nguồn lực hỗ trợ.
- Hiệu quả: Tăng doanh số bán hàng 30% trong 6 tháng bằng cách mở rộng kênh phân phối và chạy chiến dịch quảng cáo trực tuyến.
2. Chỉ Thiết Lập Mục Tiêu Từ Trên Xuống
Khi chỉ có lãnh đạo đưa ra OKRs mà không tham khảo ý kiến từ các phòng ban, đội ngũ nhân viên dễ cảm thấy thiếu gắn kết và trách nhiệm trong việc thực hiện.
Cách khắc phục:
- Khuyến khích sự tham gia: Cho phép các phòng ban và nhân viên đề xuất OKRs dựa trên mục tiêu chung của công ty.
- Kết hợp từ dưới lên: Kết hợp OKRs từ cấp đội nhóm với mục tiêu tổng thể để đảm bảo sự đồng bộ nhưng vẫn có tính thực tế.
Ví dụ:
- Lãnh đạo đưa ra mục tiêu: Tăng thị phần lên 20%.
- Các phòng ban đóng góp: Phòng marketing tập trung vào tăng nhận diện thương hiệu, trong khi phòng kinh doanh cải thiện tỷ lệ chốt đơn hàng.
3. Không Theo Dõi Tiến Độ
Nếu không thường xuyên kiểm tra tiến độ, OKRs dễ bị lãng quên hoặc đi chệch hướng so với kế hoạch ban đầu.
Cách khắc phục:
- Đặt lịch kiểm tra định kỳ: Tổ chức họp định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng để đánh giá tiến độ và đưa ra điều chỉnh kịp thời.
- Sử dụng công cụ quản lý: Áp dụng các nền tảng như Google Sheets, Trello, hoặc Asana để theo dõi tiến độ một cách minh bạch và dễ dàng.
Ví dụ:
- Sai lầm: Không kiểm tra OKRs trong 3 tháng và nhận ra các kết quả chính đã không được thực hiện đầy đủ.
- Hiệu quả: Báo cáo tiến độ hàng tuần, điều chỉnh chiến lược khi thấy kết quả chưa đạt yêu cầu.
4. Nhầm Lẫn OKRs Với Công Việc Hàng Ngày
OKRs không phải là danh sách công việc chi tiết mà là những mục tiêu lớn để dẫn dắt chiến lược. Nhầm lẫn giữa OKRs và các nhiệm vụ nhỏ lẻ sẽ làm mất đi ý nghĩa của chúng.
Cách khắc phục:
- Xác định rõ OKRs và nhiệm vụ: OKRs là những mục tiêu dài hạn, còn nhiệm vụ hàng ngày là các bước nhỏ để đạt được OKRs.
- Sử dụng OKRs làm kim chỉ nam: Mỗi công việc hàng ngày cần được liên kết với ít nhất một kết quả chính để đảm bảo sự tập trung.
Ví dụ:
- Sai lầm: OKRs cho phòng kinh doanh là “Liên hệ với 50 khách hàng mỗi ngày.” Đây là nhiệm vụ, không phải mục tiêu.
- Hiệu quả: OKRs cho phòng kinh doanh là “Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng lên 20% trong quý này.”
Cách Workbase đơn giản hóa theo dõi OKRs
Workbase mang đến giải pháp đơn giản và toàn diện cho việc quản lý OKRs (Objectives and Key Results), giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện, theo dõi và đạt được mục tiêu. Với sự hỗ trợ từ các tính năng linh hoạt và tối ưu hóa, Workbase không chỉ hỗ trợ quản lý hiệu quả mà còn tăng cường sự hợp tác giữa các đội nhóm.
Tính năng nổi bật của Workbase trong quản lý OKRs
- Template mẫu OKRs tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp
Workbase cung cấp Template OKRs tùy chỉnh, được thiết kế sẵn nhưng linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp tại Việt Nam. Các template mẫu này là các khung định hình rõ ràng, giúp bạn dễ dàng tổ chức và quản lý mục tiêu (objective) và kết quả ( Key Results) cho từng bộ phận hoặc dự án. - Bảng điều khiển trực quan theo thời gian thực
Tính năng bảng điều khiển trực quan cho phép theo dõi tiến độ OKRs thông qua biểu đồ Gantt, timeline, và báo cáo chi tiết. Các công cụ này giúp doanh nghiệp dễ dàng cập nhật tình hình, nhận diện vấn đề, và ưu tiên những công việc quan trọng. - Tăng cường hợp tác với đội nhóm
Workbase hỗ trợ phân công nhiệm vụ cho từng Key Results, chia nhỏ chúng thành các tác vụ cụ thể. Nhờ vào việc chia sẻ nội dung công việc trực quan, và khả năng quản lý công việc chi tiết, đội nhóm luôn đảm bảo được sự đồng bộ và hiệu quả trong công việc. - Tự động hóa quy trình nhắc nhở và cập nhật
Với tự động hóa thông minh, Workbase giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách tự động hóa các thông báo, nhắc nhở hoặc cập nhật định kỳ. Điều này cho phép các đội nhóm tập trung vào việc đạt mục tiêu thay vì lo lắng về việc quản lý thủ công. - Phân tích và báo cáo chuyên sâu
Tính năng báo cáo chuyên sâu của Workbase giúp đánh giá hiệu suất theo từng giai đoạn, điều chỉnh chiến lược kịp thời và rút ra những bài học quý giá. Công cụ phân tích còn hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các xu hướng hiệu quả để tối ưu hóa quy trình OKRs trong tương lai.
Các tài liệu và khóa học về OKRs để nâng cao trình độ
Việc đào tạo đội ngũ về cách xây dựng và quản lý OKRs không chỉ giúp tăng sự tự tin mà còn đảm bảo sự đồng bộ trong toàn tổ chức. Dưới đây là một số tài liệu và khóa học hữu ích mà bạn có thể tham khảo để nâng cao kỹ năng:
Tài liệu nổi bật về OKRs
1. “Measure What Matters” của John Doerr
Cuốn sách kinh điển về OKRs, trình bày những chiến lược áp dụng OKRs thông qua các câu chuyện thực tế từ những công ty hàng đầu như Google, Intel. Đây là nguồn cảm hứng và hướng dẫn tuyệt vời cho lãnh đạo muốn thúc đẩy hiệu suất tổ chức và đạt được sự tập trung cao độ.
2. “Radical Focus” của Christina Wodtke
Cuốn sách này kể câu chuyện thực tế về cách một startup áp dụng OKRs để vượt qua thử thách và đạt được mục tiêu. Với phong cách kể chuyện sống động, “Radical Focus” là lựa chọn hoàn hảo để hiểu OKRs dưới góc nhìn thực tiễn và gần gũi.
3. “Objectives and Key Results: Driving Focus, Alignment, and Engagement with OKRs” của Paul R. Niven và Ben Lamorte
Tài liệu chuyên sâu này cung cấp một cái nhìn chi tiết về cách OKRs có thể thúc đẩy sự gắn kết, đồng bộ hóa và tập trung trong tổ chức. Cuốn sách cũng bao gồm các ví dụ minh họa và hướng dẫn từng bước để xây dựng OKRs hiệu quả.
Khóa học chất lượng về OKRs
- Khóa học “Mục tiêu và Kết quả then chốt” trên LinkedIn Learning
Khóa học phù hợp cho người mới bắt đầu, giải thích từ những khái niệm cơ bản đến cách liên kết mục tiêu đội nhóm và giám sát tiến độ. Với các video ngắn gọn, đây là lựa chọn lý tưởng cho những ai có lịch trình bận rộn. - Coursera: Chứng chỉ OKR – Lãnh đạo và Đặt mục tiêu
Khóa học được thiết kế chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các khía cạnh từ viết OKRs, thiết lập lộ trình triển khai đến tích hợp chiến lược tổ chức. Các bài tập thực hành giúp học viên ứng dụng kiến thức vào thực tế ngay lập tức. - Udemy: “OKR Masterclass – Learn to Set & Achieve Goals Effectively”
Khóa học này giúp bạn đi sâu vào cách xác định OKRs cụ thể, đo lường tiến độ và duy trì động lực trong suốt quá trình thực hiện. Với các tài liệu bổ trợ phong phú và chi phí hợp lý, đây là một lựa chọn đáng cân nhắc.
Việc đầu tư vào những tài liệu và khóa học này sẽ giúp bạn không chỉ nắm vững lý thuyết mà còn thực hành thành công OKRs trong tổ chức, góp phần tạo nên những bước đột phá trong hiệu suất và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Kết luận
Áp dụng OKRs không chỉ là một cách quản lý hiệu suất mà còn là phương pháp giúp doanh nghiệp tập trung, đo lường, và điều chỉnh để đạt được những bước tiến lớn. Với một hệ thống OKRs được xây dựng bài bản, doanh nghiệp sẽ có công cụ để tối ưu hóa năng lực đội ngũ và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh.
OKRs là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp bạn biến những tầm nhìn chiến lược thành hành động cụ thể. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để tối ưu hóa hiệu suất và đạt được những mục tiêu quan trọng nhất!