Các nhà quản lý thường đau đầu với những công việc lặp đi lặp lại như duyệt báo cáo, theo dõi tiến độ công việc hay xử lý yêu cầu nội bộ. Họ tự hỏi: “Liệu tôi có đang lãng phí thời gian vào những tác vụ này không?” hoặc “ Có đáng để đầu tư chi phí vào một công cụ tự động hóa quy trình làm việc để tiết kiệm thời gian hay không?”
Thế nhưng, tư duy tự động hóa có thể giúp các nhà quản trị có thể tập trung vào bức tranh lớn hơn. Workbase giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu nguồn lực, đưa ra quyết định chính xác và mở rộng quy mô nhanh chóng.
1. Tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian
Lợi ích đầu tiên của tự động hóa là hiển nhiên: nó giúp bạn tiết kiệm thời gian. Trong kinh doanh, thời gian tiết kiệm đồng nghĩa với tiền bạc tiết kiệm. Vì khi quy trình vận hành được tự động hóa, bạn không còn cần đến sự can thiệp thủ công.
Ví dụ, chuỗi thẩm mỹ viện X với hơn 20 chi nhánh trên toàn quốc gặp khó khăn trong việc quản lý lịch hẹn, chăm sóc khách hàng và theo dõi doanh thu từng chi nhánh. Trước đây, nhân viên phải nhập tay dữ liệu từ từng cơ sở vào bảng tính, gây sai sót và mất thời gian.
Sau khi triển khai Workbase, hệ thống tự động cập nhật lịch hẹn, gửi thông báo nhắc lịch cho khách, đồng bộ doanh thu từng chi nhánh theo thời gian thực. Nhờ đó, Chuỗi thẩm mỹ viện này tiết kiệm hơn 30% thời gian xử lý công việc và giảm đáng kể lỗi sai sót trong dữ liệu.
Tự động hóa không chỉ tiết kiệm tiền mà còn giúp doanh nghiệp tập trung vào công việc quan trọng hơn.
2. Tự động hóa giúp mở rộng quy mô
Quy trình hiện tại có thể phù hợp khi doanh nghiệp có 10 khách hàng, nhưng sẽ không còn hiệu quả khi bạn có 1.000 hay 10.000 khách hàng. Nếu doanh nghiệp không thể mở rộng vì quy trình quá phức tạp hoặc phụ thuộc vào thao tác thủ công, đó là dấu hiệu bạn đang bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng.
HT Auto là một doanh nghiệp phân phối phụ tùng ô tô với tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ. Khi lượng khách hàng tăng nhanh, khối lượng công việc giữa các bộ phận cũng gia tăng đáng kể. Các nhóm bán hàng, chăm sóc khách hàng và kế toán phải liên tục trao đổi thông tin, cập nhật dữ liệu và xử lý yêu cầu của khách.
Trước đây, HT Auto gặp khó khăn trong việc phối hợp giữa các phòng ban. Nhân viên phải xử lý thủ công nhiều công việc lặp đi lặp lại, gây chậm trễ và sai sót.
Với Workbase, các quy trình nội bộ được tự động hóa và đồng bộ. Hệ thống giúp các bộ phận cập nhật thông tin theo thời gian thực, giao việc tự động và giảm thiểu thao tác thủ công. Nhờ đó, HT Auto có thể mở rộng quy mô mà không cần tăng số lượng nhân sự tương ứng.
Tự động hóa giúp doanh nghiệp phát triển mà không bị hạn chế bởi quy trình thủ công.
3. Tự động hóa giúp ra quyết định chính xác
Một doanh nghiệp có nhiều bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận cần dữ liệu để hoạt động hiệu quả. Nếu dữ liệu bị phân tán và không đồng bộ, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi đưa ra quyết định.
HITC là một công ty công nghệ viễn thông chuyên cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp lớn. Trước đây, dữ liệu khách hàng, hợp đồng và tình trạng triển khai dịch vụ bị phân tán giữa nhiều phần mềm khác nhau, gây khó khăn trong việc phân tích và ra quyết định chiến lược.
Sau khi áp dụng Workbase, toàn bộ dữ liệu của HITC được tập trung về một hệ thống duy nhất. Ban lãnh đạo có thể theo dõi tình hình kinh doanh theo thời gian thực, phân tích hiệu suất từng nhóm dịch vụ và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác.
Khi dữ liệu nằm ở đúng chỗ, bạn sẽ có góc nhìn rõ ràng hơn về doanh nghiệp của mình.
Trải nghiệm lợi ích của tự động hóa với Workbase
Các doanh nghiệp như HT Auto và HITC đã chứng minh rằng đầu tư vào tự động hóa quy trình làm việc mang lại hiệu quả rõ rệt. Dù bạn là chủ doanh nghiệp hay một chuyên viên vận hành, Workbase có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu dữ liệu và mở rộng quy mô dễ dàng.
Hãy bắt đầu hành trình tự động hóa ngay hôm nay với Workbase!