Trong thời đại công nghệ 4.0, phương pháp quản trị hiện đại không chỉ là việc áp dụng công nghệ mới mà còn là sự kết hợp tinh tế giữa tư duy sáng tạo, quản lý con người và tối ưu hóa quy trình. Từ việc áp dụng các công cụ quản lý trực quan như Agile, Lean đến việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực và đổi mới, các phương pháp quản trị hiện đại đang giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.
Hãy cùng workbase.vn điểm qua một số phương pháp quản trị hiện đại đang được các doanh nghiệp hàng đầu áp dụng:
1.Quản lý theo Muc tiêu (Management by Objectives – MBOs)
2. Quản lý theo Kết quả (Management by Results – MBR)
3. Quản lý theo Dự án (Management by Projects – MBP)
4. Quản lý bằng ngoại lệ (Management by Exception – MBE)
5. Quản lý bằng ngân sách (Management by Budget – MBB)
6. Quản Tri Agile (Quản Tri Linh Hoat)
7. Quản Trị Lean
Workbase – Nền tảng quản trị vận hành doanh nghiệp
Tạm kết
1. Quản lý theo Mục tiêu (Management by Objectives – MBOs)
MBO là phương pháp quản lý trong đó các “mục tiêu” cụ thể được xác định và thỏa thuận giữa quản lý và nhân viên. Các mục tiêu này sẽ định hướng, khuyến khích nhân viên đóng góp vào mục tiêu chung, và nâng cao hiệu suất cá nhân lẫn tổ chức.
Cách triển khai MBOs trong Doanh nghiệp
Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức
Bước đầu tiên trong việc triển khai MBOs là xác định rõ ràng các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Những mục tiêu này cần phải phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, đồng thời phải đo lường được và có thời hạn cụ thể.
Xác định mục tiêu chiến lược của bộ phận và cá nhân
Sau khi xác định mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp cần phân bổ các mục tiêu này thành các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận và cá nhân.
Ở bước này, mỗi mục tiêu sẽ được trình bày với phương pháp SMART. Đây là viết tắt của cụm từ: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan đến mục tiêu) và Time-bound (Có thời gian cụ thể).
Truyền tải mục tiêu tới nhân viên
Nhà quản lý cần truyền tải mục tiêu xuống nhân viên bằng cách chia nhỏ mục tiêu công ty thành những mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban, đội nhóm và cá nhân. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi thảo luận, họp mặt để nhân viên rõ mục tiêu, vai trò và đóng góp của bản thân. Nhà quản lý có thể khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập mục tiêu để tăng động lực và sự cam kết.
Theo dõi và giám sát tiến độ
Nhà quản lý cần sử dụng các công cụ và các phương pháp phù hợp để theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu. Bên cạnh đó, nhân viên cần cập nhật báo cáo thường niên về những kết quả mà họ hoàn thành với từng đầu việc và những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc. Hơn nữa, nhà quản lý cần tạo cơ hội để nhân viên trao đổi về tiến độ và điều chỉnh chiến lược để phù hợp với quán trình.
Đánh giá và phản hồi
Sau khi kết thúc mỗi giai đoạn hoặc thời hạn, nhà quản lý cần đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu. Phản hồi chi tiết và xây dựng giúp nhân viên hiểu rõ những điểm mạnh và điểm cần cải thiện, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
Ghi nhận thành quả, thành tích đạt được
Khen thưởng với thành tựu và đóng góp của nhân viên. Sự công nhận này không chỉ làm tăng tinh thần làm việc của nhân viên được khen thưởng mà còn khuyến khích những nhân viên khác nỗ lực hơn. Nhà quản lý cần xây dựng hệ thống khen thưởng đa dạng, phù hợp.
2. Quản lý theo Kết quả (Management by Results – MBR)
Quản lý theo Kết quả (MBR) là một phương pháp quản lý được thiết kế nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động của tổ chức đều hướng tới việc đạt được các mục tiêu cụ thể đã đề ra. Phương pháp này tập trung vào việc định rõ mục tiêu, đo lường kết quả, và đánh giá hiệu suất để thúc đẩy sự hiệu quả và hiệu suất làm việc. MBR không chỉ giúp các tổ chức tập trung vào những điều quan trọng nhất mà còn tạo ra một hệ thống đánh giá công bằng và minh bạch, từ đó khuyến khích nhân viên nỗ lực và phát triển.
Thay vì chỉ tập trung vào quy trình và hoạt động hàng ngày, MBR sử dụng KPI để định lượng và đánh giá hiệu suất dựa trên các kết quả cụ thể đã đề ra. Điều này giúp tổ chức không chỉ đo lường được tiến độ đạt mục tiêu mà còn xác định rõ ràng những yếu tố góp phần vào thành công. Việc sử dụng KPI trong MBR tạo ra một hệ thống đánh giá minh bạch và khách quan, cho phép quản lý nhận diện các vấn đề kịp thời, điều chỉnh chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên. Bên cạnh đó, KPI cung cấp các dữ liệu cụ thể và rõ ràng, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò của mình trong việc đạt được mục tiêu chung, từ đó nâng cao động lực và trách nhiệm cá nhân.
3. Quản lý theo Dự án (Management by Projects – MBP)
Quản lý theo Dự án MBP là một phương pháp quản lý tập trung vào việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát các hoạt động để hoàn thành một dự án cụ thể. Phương pháp này giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách cho phép và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản lý theo dự án đặc biệt chú trọng đến việc phân công nhiệm vụ, quản lý nguồn lực và giám sát tiến độ, từ đó đảm bảo sự phối hợp hiệu quả giữa các thành viên và nhóm làm việc.
MBP sử dụng các công cụ quản lý dự án như Gantt chart, PERT chart, và phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ và phối hợp giữa các nhóm.
Ứng dụng Gantt Chart:
Gantt Chart là một công cụ trực quan hữu ích trong quản lý dự án, giúp biểu diễn các nhiệm vụ theo thời gian. Mỗi nhiệm vụ được hiển thị dưới dạng thanh ngang, cho thấy thời điểm bắt đầu và kết thúc của nó.
Gantt Chart giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ, nhận diện các giai đoạn quan trọng và phát hiện kịp thời những chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ chung của dự án. Ngoài ra, công cụ này còn hỗ trợ trong việc lên lịch và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Ứng dụng PERT Chart:
PERT Chart (Program Evaluation Review Technique) là một công cụ phân tích giúp lập kế hoạch và điều phối các nhiệm vụ trong dự án.
Bằng cách mô hình hóa các nhiệm vụ và mối quan hệ giữa chúng, PERT Chart giúp xác định con đường quan trọng (critical path), tức là chuỗi các nhiệm vụ quyết định thời gian hoàn thành dự án. Điều này cho phép quản lý tập trung vào những nhiệm vụ then chốt để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
4. Quản lý bằng ngoại lệ (Management by Exception – MBE)
Quản lý bằng ngoại lệ MBE là một phương pháp quản lý tập trung vào việc xử lý các vấn đề và tình huống nằm ngoài phạm vi hoạt động bình thường. Thay vì giám sát tất cả các hoạt động chi tiết hàng ngày, quản lý chỉ can thiệp khi có sự chênh lệch đáng kể so với các tiêu chuẩn hoặc kỳ vọng đã đặt ra. Phương pháp này giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực của quản lý, cho phép họ tập trung vào những vấn đề quan trọng và cần thiết nhất, từ đó nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc.
Trong các doanh nghiệp, quản lý bằng ngoại lệ giúp giảm bớt gánh nặng giám sát và tăng cường khả năng ra quyết định của nhà quản lý. Bằng cách thiết lập các tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng và hệ thống cảnh báo tự động, doanh nghiệp có thể phát hiện và xử lý các vấn đề kịp thời trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Điều này không chỉ giúp duy trì sự ổn định trong hoạt động hàng ngày mà còn tạo điều kiện cho các nhà quản lý tập trung vào chiến lược dài hạn và các dự án quan trọng.
5. Quản lý bằng ngân sách (Management by Budget – MBB)
Quản lý bằng ngân sách là phương pháp quản lý tài chính quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Nó tập trung vào việc lập kế hoạch, kiểm soát và đánh giá các nguồn lực tài chính nhằm đảm bảo rằng các hoạt động của tổ chức được thực hiện một cách hiệu quả và tiết kiệm. Phương pháp này giúp các nhà quản lý thiết lập các mục tiêu tài chính rõ ràng, kiểm soát chi tiêu và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, từ đó hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Lập ngân sách hàng năm là một phần quan trọng của quản lý bằng ngân sách. Quá trình này bao gồm việc dự báo thu nhập, xác định các khoản chi tiêu cần thiết và phân bổ nguồn lực tài chính cho các hoạt động và dự án cụ thể trong năm. Việc lập ngân sách hàng năm giúp tổ chức có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính, xác định các ưu tiên chiến lược và đảm bảo rằng mọi nguồn lực được sử dụng một cách hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu dài hạn.
Theo dõi chi tiêu là bước tiếp theo sau khi lập ngân sách, đảm bảo rằng các khoản chi tiêu thực tế không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Phân tích biến động giúp nhận diện các sai lệch giữa ngân sách dự kiến và thực tế, từ đó xác định nguyên nhân và tác động của những biến động này. Điều chỉnh kịp thời là việc thay đổi kế hoạch tài chính dựa trên các phân tích biến động, nhằm đảm bảo rằng tổ chức vẫn duy trì được sự ổn định tài chính và có thể thích ứng với các thay đổi bất ngờ. Sự kết hợp của các bước này giúp tổ chức kiểm soát tài chính chặt chẽ, tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực và duy trì sự linh hoạt trong hoạt động.
6. Quản Trị Agile (Quản Trị Linh Hoạt)
Quản lý Agile mang lại một cách tiếp cận “mới mẻ” bởi phương pháp linh hoạt và thích ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường và yêu cầu của khách hàng. Các dự án được chia thành các giai đoạn ngắn gọi là “sprint”, giúp nhóm dễ dàng điều chỉnh kế hoạch và ưu tiên công việc dựa trên phản hồi liên tục. Hơn nữa, mỗi chu kỳ đều cung cấp một phần sản phẩm hoàn chỉnh có thể sử dụng được, từ đó tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường và cải thiện sản phẩm dựa trên phản hồi thực tế.
Quản trị Agile thường được áp dụng trong các dự án phần mềm, công nghệ thông tin và các lĩnh vực khác nơi yêu cầu sự nhanh nhạy và thích ứng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng và thị trường một cách hiệu quả. Agile sử dụng các Phương pháp Scrum Framework, Kanban, Test-Driven Development, Extreme Programming…
7. Quản Trị Lean
Quản lý Lean là một triết lý quản lý tập trung vào việc tạo ra giá trị tối đa cho khách hàng bằng cách giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình làm việc. Quản Lý Lean luôn đặt khách hàng lên hàng đầu, mọi hoạt động đều phải tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng. Vì vậy, nhân viên được khuyến khích đề xuất và thực hiện các cải tiến nhỏ hàng ngày, tạo ra sự cải thiện bền vững và lâu dài.
Quản trị Lean thường được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp sản xuất, dịch vụ và cả các tổ chức phi lợi nhuận. Phương pháp này không chỉ là một cách tiếp cận quản lý mà còn là một triết lý và phương pháp thay đổi cách làm việc của tổ chức để trở nên linh hoạt và hiệu quả hơn. Quản trị Lean sử dụng phương pháp Just-In-Time, 5S, Value Stream Mapping, Kaizen…
Workbase – Nền tảng quản trị vận hành doanh nghiệp
Là công nghệ nocode & lowcode thế hệ mới, phần mềm Quản trị Vận hành Doanh nghiệp Workbase cung cấp hệ thống các tính năng hiện đại góp phần chuẩn hoá quy trình vận hành của doanh nghiệp, tập trung giải quyết 03 bài toán lớn: Quản lý CÔNG VIỆC – QUY TRÌNH – HIỆU SUẤT. Đồng thời, phần mềm Workbase trao cho người dùng quyền tự chủ, tự cấu hình linh hoạt và không cần phụ thuộc vào nhà cung cấp.
Chỉ với phần mềm Workbase, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất công việc và đạt được những hiệu quả kinh tế như ý.
Tạm kết
Trên đây là các phương pháp quản trị hiện đại, việc áp dụng các phương pháp đó không chỉ đem lại sự linh hoạt và hiệu quả mà còn là chìa khóa để doanh nghiệp vươn lên thành công. Từ việc tối ưu hóa quy trình sản xuất đến tăng cường sự hợp tác và đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng, các giải pháp này giúp Doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu cũng như xây dựng nền tảng bền vững cho sự phát triển trong tương lai. Hãy đồng hành cùng workbase.vn để khám phá những giải pháp tối ưu và mang lại giá trị thực sự cho khách hàng và Doanh nghiệp của bạn.